AlfA Gate – fordeling af værelser
Sådan fungerer værelsesfordeling
Hvis indkvarteringsstedet har brug for at kende værelsesfordelingen inden ankomsten, så bliver du informeret, så du kan lave denne. Så snart vi modtager oversigten over de tildelte væresler, så giver vi dig besked og værelserne kommer til at fremgå på siden “værelsesfordeling” i AlfA Gate. Normalt er værelsesfordelingen klar ca. 10-14 dage inden afrejse.
Vi opretter værelserne i systemet, og så er I klar til at fordele rejsedeltagerne. Hvert værelse har en overskrift og en række tomme felter. Felterne svarer til det antal sengepladser, der er i værelset. Hvis der er tale om flersengsværelser, er de som udgangspunkt kønsopdelt, så hhv. mænd og kvinder kan bo hver for sig. Hvis I ønsker eller har brug for, at kønnene blandes, så vil værelset fremgå som “blandet”.
Fremgangmåde
Placér deltagere
Du skal nu placere alle rejsedeltagere i de tildelte værelser. Det gør du ved at klikke på de tomme felter og vælge det deltagernavn, der skal placeres i værelset. Kvinder og mænd kan kun placeres i de værelser, som passer til deres køn. Ledere kun i lederværelser (markeret med L).
Når du har placeret et deltagernavn i et felt, så forsvinder dette fra drop-downlisten. Det betyder at den samme deltager ikke kan placeres to gange. Hvis du skal omplacere en deltager, så skal du først slette vedkommende fra det tildelte værelse og herefter placere vedkommende i et nyt.
Gem løbende
Mens du arbejder i listen, så kan du gemme dit arbejde løbende via knappen “Gem”. Herved gemmer du listen, og du kan vende tilbage til den senere. Hvis du har fortrudt din fordeling, og vil gå et skridt tilbage, så kan du trykke på ”nulstil”. Når du bruger denne funktion, så kommer du tilbage til den udgave du sidst har gemt. Hvis du ikke har gemt noget, så kommer du tilbage til det tomme skema.
Afslut listen og send til AlfA Travel
Når du er helt færdig med fordelingen af værelser, vil vi meget gerne have besked. Vi får automatisk besked når vu afslutter listen med punktet “Afslut” i navigationsbaren. Når du trykker ”Afslut” låses fordelingen.Evt. rettelser herefter foregår via kontakt til AlfA Travel.
Hvis der er noget i værelsesfordelingen der ikke passer til gruppen skal du også kontakte din rejserådgiver.
