AlfA Gate – brugervejledning
Her kommer en bruger vejledning på vores nye gate
Kort om AlfA Gate
Når du er leder for en grupperejse hos AlfA Travel, så får du adgang til AlfA Gate.
Her kan du:
- invitere deltagere til at registrere deres oplysninger
- se rejseplanen
- finde fakturaer og dokumenter
- holde overblik over deltagerne på rejsen
AlfA Gate gør det nemmere og mere sikkert at indsamle oplysninger fra deltagerne.
Se videovejledning: Sådan bruger du AlfA Gate.
Har du brug for hjælp kan du ringe til os på 70 22 88 70.
Brugervejledning
1. Invitation via ordrebekræftelse
Når du modtager ordrebekræftelsen på mail, får du også en invitation til AlfA Gate. Du skal bruge informationerne til mailen for at få adgang til AlfA Gate.
Klik på linket i mailen for at:
- oprette en bruger
- logge ind i jeres rejsemappe
Har du glemt dit password, kan du klikke på “Forgot password” for at oprette et nyt.
2. Opret din bruger
Første gang du bruger AlfA Gate, skal du oprette en bruger.
Sådan gør du det:
- Log ind med koden fra ordrebekræftelsen
- Vælg et personligt password
- Registrerer mobilnummer
- Gem dine oplysninger
Se videovejledning med oprettelse af bruger.
Når du opretter dit password:
- skriv koden fra ordrebekræftelsen i det første felt
- skriv dit nye password i de næste to felter
3. Invitér rejsedeltagere
Du kan invitere deltagere på tre måder. Når deltagerne registrerer sig, oprettes deltagerlisten automatisk i systemet.
1. QR-kode
Deltagerne scanner QR-koden med deres telefon og kommer direkte til tilmeldingsformularen. QR-koden kan fx deles på mail, papir eller i en præsentation.
2. Invitationslink
Send et link til deltagerne. Når de klikker på linket, åbner tilmeldingsformularen, hvor de kan registrere deres oplysninger.
3. Invitation via e-mail
Hvis du har deltagernes mailadresser, kan du invitere dem via e-mail. Klik på “Send Invitationsmail” for at åbne dit mailprogram med en færdig invitationstekst.
Se videovejledning: Invitér deltagerne
4. Registrering via passcan
Vi anbefaler, at deltagerne registrerer deres oplysninger ved at scanne deres pas.
Via passcan bliver registreringen:
-hurtigere
-mere præcis
-mindre tilbøjelig til tastefejl
Når passet scannes, udfylder systemet automatisk de fleste oplysninger. Det betyder, at oplysningerne matcher passet og reducerer risikoen for fejl i navne eller pasdata.
Sådan gør deltagerne:
1. Åbn tilmeldingsformularen via invitation
2. Klik på Scan pas
3. Tillad adgang til kameraet
4. Scan datalinjen nederst i passet
5. Udfyld de resterende data
Deltageren skal derefter kontrollere og gemme oplysningerne.
Se videovejledning; Tilmeldingsformular.
Vi anbefaler at åbne invitationen på din telefon, så du kan scanne dit pas direkte med kameraet.
5. Husk fristen for registrering
Når du modtager ordrebekræftelsen, får du også en frist for navnelisten.
Det er vigtigt, at du gennemgår navnelisten inden fristen og sikrer, at alle deltagere har registreret deres oplysninger i AlfA Gate.
Efter deadline kan navnelisten blive låst, og ændringer skal derefter ske via din rejserådgiver.
- Derfor anbefaler vi, at du tjekker navnelisten nogle dage før fristen.
- Hvis du har brug for ekstra tid, kan du kontakte din rejserådgiver
6. Hold overblik over deltagerne
I AlfA Gate kan du via navnelisten holde overblik over deltagerne på rejsen.
Her kan du bl.a. se:
-antal deltagere
-registrerede oplysninger
-status på tilmeldinger
Listen opdateres automatisk, når deltagerne selv registrerer sig. På den måde kan du hurtigt se, hvem der mangler at registrere sig inden fristen.
Se videovejledning: Redigering af navnelisten
7. Ret oplysninger
Hvis der opdages fejl i en deltagers oplysninger, skal deltageren kontakte gruppelederen.
Gruppelederen kan derefter rette oplysningerne i AlfA Gate frem til navnelistens deadline.
Efter fristen bliver navnelisten låst, og ændringer skal ske via rejserådgiveren. Hvis du har brug for ekstra tid, kan du kontakte din rejserådgiver.
8. Fordeling af værelser
Mange hoteller ønsker, at deltagerne er fordelt på værelser inden ankomst, så check-in går hurtigere.
Normalt modtager vi værelsesfordelingen fra hotellet ca. 10-14 dage før afrejse. Når den er klar, kan du fordele deltagerne i AlfA Gate under fanen “Værelsesfordeling”.
Under værelsesfordeling kan du:
-se alle tildelte værelser
-vælge deltagere fra deltagerlisten
-placere dem i værelser
Systemet genbruger oplysninger fra navnelisten, så du ikke behøver at indtaste navnene igen.
Sådan fordeler du deltagerne:
- Klik på “Fordeling af værelser”
- Klik på pilen ud for værelset
- Vælg deltagere fra listen
Hvis I har bestilt flersengsværelser, fordeles deltagerne normalt efter køn. Hvis der er aftalt andet med jeres rejserådgiver, kan værelserne markeres som blandede.
Se videovejledning: Værelsesfordeling.
BEMÆRK, fordelingen er altid med forbehold og kan ændres helt frem til afrejse.
9. Rejsedokumenter
Under Rejsedokumenter finder du bl.a.:
-rejseplan
-faktura
-vouchers
-billetter
Dokumenterne opdateres automatisk, hvis der sker ændringer.
AlfA-Gate – gør det lettere at stå for grupperejsen
Alt i alt, så skulle AlfA-Gate gøre det endnu lettere at tage ansvaret for en grupperejse. Hvis det hele driller lidt, så kontakt os, så hjælper vi meget gerne. Du kan kontakte din rejserådgiver direkte eller ringe til os på 70 22 88 70 eller skrive til os på [email protected].
