AlfA Gate – brugervejledning
Her kommer bruger vejledning ny gate
Kort om AlfA Gate
Når du er leder for en grupperejse hos AlfA Travel, så får du adgang til jeres gruppes unikke rejseportal på nettet. Vi kalder portalen for AlfA Gate. Her kan du finde alle de praktiske informationer omkring jeres rejse, og du har let adgang til program og til at kontakte din rejserådgiver. Herudover gør AlfA Gate det nemmere og mere sikkert at indsamle informationer fra rejsedeltagerne. Alt du skal gøre er, at invitere deltagerne til turen, så sørger de selv for tilmelding via en scanning af deres pas. Hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp, så skal du kontakte din gruppeleder. Du kan også ringe til os på 70 22 88 70.
Fordele ved AlfA-Gate
AlfA-gate er din rejsemappe på nettet. Her samler vi al relevant information i planlægningsforløbet og det betyder at du 24-7 har adgang til f.eks, ordrebekræftelse, rejseplan, fakturaer, billetter osv.
Du har også mulighed for at kontakte din rejserådgiver eller at søge inspiration til programmet på jeres rejse. Vigtigst af alt, kan du via systemet invitere alle rejsedeltagerne til turen. Ved at benytte dig af denne funktionalitet, er det nemt at indsamle navne, pasoplysninger og den information der ellers skal bruges i forbindelse med rejsen. Det eneste du skal gøre, er at invitere rejsedeltagerne og så sørger de for resten. Nedenfor kan du se vores gode råd og finde en vejledning til brug af systemet.
Brugervejledning
1. Invitation via ordrebekræftelse
I forbindelse med jeres mail med ordrebekræftelse, modtager du også en invitation og vejledning til brug af AlfA Gate. Klik på linket i mailen for at oprette en bruger eller logge ind i jeres rejsemappe. Første gang du besøger AlfA-gate skal du oprette en bruger til systemet og vælge dit eget private password. Hvis du tidligere har oprettet en bruger og password, så skal det genbruges til kommende rejser. Har du glemt dit password, så kan du bestille et nyt via “forgot password”. Se videovejledning med oprettelse af bruger.
2. Opret din bruger
Første gang du bliver inviteret til at bruge den nye AlfA Gate skal du oprette dig som bruger. Det gør du ved at logge ind med den kode, der står i ordrebekræftelsesmailen. Herefter bliver du bedt om at vælge dit eget private password. På den måde er det kun dig, der kender koden, der har adgang til rejsemappen. Du kan nu tilgå jeres rejsemappe i hele planlægningen. Se videovejledning med oprettelse af bruger. Du skal kun oprette dig som bruger en gang. Hvis du skal rejse med AlfA Travel på et senere tidspunkt, så kan du genbruge din eksisterende profil og password.
Glemt adgangskode
Hvis du skulle glemme din adgangskode, så kan du altid bede om en ny ved at trykke på ”forgot password”. Herefter kan du ændre adgangskoden.
3. Invitation af rejsedeltagere
Indsamling af informationer fra rejsedeltagerne er nu blevet MEGET nemmere. Ved hjælp af AlfA-gate kan du invitere deltagerne til turen, og så kan de selv afgive deres information via vores online tilmeldingsformular. På den måde genererer deltagerne selv navnelisten til turen.
Du kan invitere deltagere til rejsen på 3 forskellige måder. Du kan sende dem et link, dele en QR-kode eller sende en invitationsmail. Du får adgang til alle 3 invitationer når du er logget ind i jeres AlfA Gate. Se video af hvordan du inviterer deltagere.
-Hvis du inviterer via invitationslink, så skal deltagerne blot klikke på linket, og så kommer de direkte ind på deltagerformularen, hvor de selv kan udfylde de relevante informationer – fx via passcan.
-Hvis du inviterer via QR-koden, så skal deltagerne scanne koden med deres kamera, og så kommer de frem til samme formular (du kan dele QR-koden på mail, papir, PowerPoint eller hvor I normalt udveksler informationer).
-Hvis du har adgang til alle deltagernes mailadresser, så kan du også invitere dem ved at sende en invitationsmail direkte fra systemet. Tryk på send mail og vælg invitationsmail. Du skal ikke rette i teksten, men bare indsætte deltagernes mailadresser og trykke send.
4. Registrering via passcan
Vi har udviklet en pas-scanner, som gør det muligt for deltagerne at afgive de allerfleste informationer ved blot at scanne sit pas. Det er hurtigt og nemt, og det minimerer risikoen for fejl. Ved at bruge scanneren er vi sikre på at få oplysninger ifølge pas og risikoen for taste- og skrivefejl minimeres. Vi anbefaler at man bruger passcanneren. Bed gerne deltagerne om at finde deres pas frem inden de starter registreringen.
Når deltageren er klar og har åbnet tilmeldingsformularen, så skal de trykke på den blå knap i toppen af mobilens skærmbillede ”Scan pas”. Tillad brug af kameraet og scan dataområdet i bunden af dit pas.
Når pasdata er registreret, skal deltageren udfylde de data, som ikke kan hentes via passet. Når du har udfyldt alle felter, skal du i bunden af skærmen gemme ved at trykke på den blå knap ”Gem”. De data, som den enkelte deltager indsender, samles nu på jeres fælles navneliste i AlfA Gate. Som gruppeleder kan du på deltagerlisten løbende følge med i, hvor mange der har registreret sig. Se eller del videovejledningen til, hvordan deltagerne skal registrere sig.
5. Husk, registrer navne inden fristen
I forbindelse med at du modtager ordrebeskræftelsen modtager du også en navnelistefrist. Den angiver seneste frist for at udfylde data i AlfA Gate. Det er en god idé, at besøge AlfA Gate inden fristen udløber for at sikre, at alle har registreret sig. Vi sender en påmindelse nogle dage inden deadline. I forbindelse med at deadline nåes, så låser listen for yderligere registrering. Det er således vigtigt at rejsedeltagerne overholdes den angivne deadline. Har du brug for ekstra tid, så kontakt din rejserådgiver.
6. Hold overblik over deltagerne
Via navnelisten på AlfA Gate, så har du hele tiden overblik over navnene på og antallet af deltagere. Dem der fremgår på listen i AlfA Gate, er dem, som er tilmeldt turen hos os. Det er således vigtigt, at listen hele tiden holdes ajour, så de rette personer fremgår på deltagerlisten. Er navnelistefristen overskredet, så kontakt din rejserådgiver.Se videovejledning til redigering af navnelisten.
7. Rettelse i deltagerantal eller data
Når den enkelte deltager har afgivet sine informationer, og har trykket ”Gem”, så gemmes data. Hvis man straks opdager en fejl, så kan deltageren rette denne frem til navnelistedeadline. Som gruppeleder har du også mulighed for at rette i informationerne, men også kun frem til den angivne navnelistefrist. Efter overskridelse af navnelistefristen, så låses listen. Herefter skal evt. rettelser ske ved henvendelse til din rejserådgiver (fx udskiftning i deltagere eller nyt pasnavn eller pasnummer).
Du skal også kontakte os, hvis der er ændringer i deltagerne på rejsen.
8. Fordeling af værelser
Mange hoteller vil gerne have deltagerne fordelt inden ankomst, så check-in kan lettes. Normalt modtager vi fordelingen af værelser ca. 10-14 dage inden afrejse. Hvis indkvarteringsstedet kræver, at der skal laves værelsesfordeling på forhånd, så gøres dette umiddelbart op til afrejse. Denne kommer denne til at fremgå under fanen “værelsesfordeling”.
Så snart vi har fordelingen fra hotellet, så sender vi den til gruppeleder, og så kan du fordele værelser blandt deltagerne. Du kan foretage fordelingen direkte i systemet og vælge mellem deltagerne på navnelisten. På den måde genbruges data fra navnelisten, og du skal ikke skrive navnene igen. Derudover er du sikker på, at alle kun bliver tildelt én seng.
-Klik på ”Fordeling af værelser”. Her får du overblikket over de tildelte værelser og hvor mange sengepladser der er til hhv. kvinder, mænd og evt. ledere.
-Fordel deltagerne ved at klikke på den lille pil til højre. Her kan du vælge elever via drop-down menuen.
-Hvis I har bestilt flersengsværelser, så fordeles de normalt så piger og drenge kan bo hver for sig. Har du aftalt med din rejserådgiver, at piger og drenge skal dele værelser, så vil dette fremgå som “blandet”.
BEMÆRK, fordelingen er altid med forbehold og kan ændres helt frem til afrejse.
Se videovejledning til hvordan du foretager værelsesfordelingen.
9. Rejsedokumenter
Når du klikker på dette punkt, så kan du se alle dokumenter som er relevante for jeres rejse. Du finde de nyeste udgaver af faktura, rejseplan og siden vouchers og billetter.
AlfA-Gate – gør det lettere at stå for grupperejsen
Alt i alt, så skulle AlfA-Gate gøre det endnu lettere at tage ansvaret for en grupperejse. Hvis det hele driller lidt, så kontakt os, så hjælper vi meget gerne. Du kan kontakte din rejserådgiver direkte eller ringe til os på 70 22 88 70 eller skrive til os på [email protected].
