AlfA Gate – brugervejledning

Sådan bruger du AlfA Gate

1. Invitation via ordrebekræftelse

Alle der bestiller en grupperejse hos AlfA Travel bliver tildelt deres egen AlfA Gate. For at få adgang til Gaten skal du oprette en bruger. I mailen med din ordrebekræftelse sender vi en vejledning i, hvordan du får adgang. Du skal således bruge informationerne i mailen for at få adgang til AlfA Gate.

Klik på linket i mailen for at:

• oprette en bruger
• logge ind i jeres rejsemappe

Hvis du allerede tidligere har rejst med AlfA Travel og har oprettet en bruger, så kan denne genbruges. Har du glemt dit password, kan du klikke på “Har du glemt din adgangskode?” for at oprette et nyt.

2. Opret din bruger

Første gang du bruger AlfA Gate, skal du oprette en bruger.

Sådan gør du det:

• Log ind med din mailadresse og den midlertidige kode fra ordrebekræftelsen
• Tryk log på
• Gentag den midlertidige adgangskode fra ordrebekræftelsen øverst
• Vælg et personligt password gentag 2 gange
• Registrerer mobilnummer på rejsen
• Gem dine oplysninger

Når du opretter dit personlige password:

• skriv koden fra ordrebekræftelsen i det første felt
• skriv dit nye password i de næste to felter

3. Udfyld navneliste ved at invitere rejsedeltagere

Deltagerlisten kan udfyldes manuelt, men vi anbefaler, at du lader deltagerne registrere sig selv på listen. Du kan invitere deltagere på tre måder. Invitér deltagerne ved at klikke på “Deltagerliste” og dernæst “Invitér deltagere” i højre side af skærmen. Når deltagerne åbner invitationen får de adgang til en registreringsformular. Når de udfylder den, så oprettes de automatisk som deltager på deltagerlisten. Husk, alle gruppeledere skal også registrere sig som deltager på deltagerlisten.

1. Del QR-kode
Kopier QR-koden og del med deltagerne. Når de scanner QR-koden med deres telefon kommer de direkte til tilmeldingsformularen. QR-koden kan fx deles på mail, skærm, papir eller i en præsentation.

2. Del invitationslink 
Tryk på “kopier til udklipsholder” og send linket til deltagerne. Når de klikker på linket, åbner tilmeldingsformularen, hvor de kan registrere deres oplysninger.

3. Invitation via e-mail
Hvis du har deltagernes mailadresser, kan du invitere dem via e-mail. Klik på “Send invitationsmail” for at åbne dit mailprogram med en færdig invitationstekst.

Se vejledning: Invitér deltagerne

4. Brug vores passcanner

Når deltagerne skal registrere sine oplysningen så kan de skrives ind manuelt, men vi anbefaler, at deltagerne registrerer deres oplysninger ved at scanne deres pas.

Via passcan bliver registreringen:
-hurtigere
-mere præcis
-mindre tilbøjelig til tastefejl

Når passet scannes, udfylder systemet automatisk de fleste oplysninger. Det betyder, at oplysningerne matcher passet og reducerer risikoen for fejl i navne eller pasdata.

Sådan gør deltagerne:
1. Åbn tilmeldingsformularen via invitation
2. Klik på Scan pas
3. Tillad adgang til kameraet
4. Scan datalinjen nederst i passet
5. Udfyld de resterende data
6. VIGTIGT! husk at tjekket at data er korrekte – specielt er det vigtigt at dit navn står præcis som i passet

Deltageren skal derefter kontrollere og gemme oplysningerne.

💡 Tip

Vi anbefaler at åbne invitationen på din telefon, så du kan scanne dit pas direkte med kameraet.
Se vejledning til deltagertilmelding her.

5. Husk fristen for registrering

Når du modtager ordrebekræftelsen, får du også en frist for navnelisten.
Det er vigtigt, at du holder øje med at alle har registreret sig inden fristen og at du gennemgår navnelisten for at sikre, at alle deltagere har registreret deres oplysninger i AlfA Gate.

Efter deadline kan navnelisten blive låst, og ændringer skal derefter ske via din rejserådgiver.

• Derfor anbefaler vi, at du tjekker navnelisten nogle dage før fristen.
• Hvis du har brug for ekstra tid, skal du kontakte din rejserådgiver

6. Hold overblik over deltagerne

I AlfA Gate kan du via navnelisten holde overblik over deltagerne på rejsen.

Her kan du bl.a. se:
-antal deltagere, antal piger / drenge
-registrerede oplysninger
-status på tilmeldinger

Listen opdateres automatisk, når deltagerne selv registrerer sig. På den måde kan du hurtigt se, hvem der mangler at registrere sig inden fristen.

7. Ret oplysninger

Hvis der opdages fejl i en deltagers oplysninger, skal deltageren kontakte gruppelederen. Gruppelederen kan derefter rette oplysningerne i AlfA Gate frem til navnelistens deadline.

Efter fristen bliver navnelisten låst, og ændringer skal ske via din rejserådgiver. Hvis du har brug for ekstra tid, kan du kontakte din rejserådgiver.

8. Fordeling af værelser

Mange hoteller ønsker, at deltagerne er fordelt på værelser inden ankomst, så check-in går hurtigere.
Normalt modtager vi værelsesfordelingen fra hotellet ca. 10-14 dage før afrejse. Når den er klar, kan du fordele deltagerne i AlfA Gate under fanen “Værelsesfordeling”.

Under værelsesfordeling kan du:
-se alle tildelte værelser
-vælge deltagere fra deltagerlisten
-placere dem i værelser

Systemet genbruger oplysninger fra navnelisten, så du ikke behøver at indtaste navnene igen. 

Sådan fordeler du deltagerne:

1. Klik på “Værelsesfordeling”
2. Klik på + Tilføj person
3. Vælg deltagere fra listen

Hvis I har bestilt flersengsværelser, fordeles deltagerne normalt efter køn. Hvis der er aftalt andet med jeres rejserådgiver, kan værelserne markeres som blandede.
Se uddybet vejledning til værelsesfordeling her.

BEMÆRK, fordelingen er altid med forbehold fra hotellets side og kan ændres helt frem til ankomst.

9. Rejsedokumenter

Under “Dokumenter” finder du bl.a.:
– ordrebekræftelse
– rejseplan
-fakturaer
-vouchers
-billetter

Dokumenterne opdateres automatisk, når der sker ændringer.

AlfA-Gate – gør det lettere at stå for grupperejsen

Alt i alt, så skulle AlfA-Gate gøre det endnu lettere at tage ansvaret for en grupperejse. Hvis det hele driller lidt, så kontakt os, så hjælper vi meget gerne. Du kan kontakte din rejserådgiver direkte eller ringe til os på 70 22 88 70 eller skrive til os på [email protected].