AlfA Gate – inviter deltagere på rejsen

Sådan inviterer du rejsedeltagerne

Via AlfA Gate kan rejsedeltagerne selv registrere deres data. Når du har invitatiteret deltagerne til til rejsen, så giver systemet giver mulighed for at deltagerne afgiver deres informationer via vores online tilmeldingsformular og en simpel scanning af deres pas. Der er også mulighed for at udfylde tilmeldingsformularen manuelt. Se en videovejledning til deltagerinvitation i videoen her.

For at invitere deltagerne skal du logge ind i din AlfA Gate. Herefter kan du via “del” i menulinjen invitere dine rejsedeltagere på 3 forskellige måder:

#1. Invitér med QR kode

Når du er logget ind i AlfA Gate, kan du inviterer deltagerne via jeres rejses unikke invitationskode ved at trykke på “del” og “Vis QR kode” i topmenuen. Du kan nu kopiere og dele koden med deltagerne på Teams, i fysisk invitation, på en skærm, via insættelse i en mail eller hvor I normalt kommunikerer. For at få adgang til tilmelding skal deltagerne blot scanne QR koden med deres mobilkamera. Herefter kommer de frem til tilmeldingsformularen, og de kan starte registreringen.

#2. Invitér med Link-deltagere

Du kan også invitere ved at dele et invitationslink med deltagerne. Tryk på “del” og “Link-deltagere” i topmenuen. Når du trykker i menuen, så kopieres der et link til din udklipsholder og du kan sætte linket ind, hvor du har brug for det. Herefter kan du dele linket den med deltagerne via en mail eller en online invitation/besked. Når deltageren efterfølgende klikker på linket, så får vedkommende direkte adgang til registreringsformularen.

#3. Invitér med invitationsmail fra systemet

Hvis du har adgang til alle deltagernes mailadresser, kan du også invitere deltagerne via en invitationsmail via systemet. Tryk på “del” og “Send invitationsmail” i topmenuen. Du skal blot videresende den prædefinerede tekst. Du kan også åbne mailen, kopiere teksten og dele den med deltagerne via jeres normale kommunikationskanaler.

#4. Informer deltagerne om, at de bliver inviteret

Når du har valgt, hvordan du vil invitere deltagerne, så er det en god ide, at informere dem om, hvordan de skal forholde sig i forbindelse med tilmeldingen. Det er vigtigt at data afgives præcis som de fremgår i deltagerens pas og derfor anbefaler vi, at man benytter sig af passcan. Et passcan minimerer risikoen for fejl i navnene betydeligt. Bed derfor deltagerne om at finde deres pas frem inden de starter registreringen. Vi har lavet en vejledning til rejsedeltagerne, som beskriver hvordan man bedst registrerer sig. Del dette link med rejsedeltagerne.