Information til jobansøgere
Nedenfor kan du læse, hvordan Alfa Travel A/S (”vi”, ”os” eller ”vores”) behandler dine personoplysninger, når du ansøger om en stilling hos os.
1. BEHANDLING OG DATAANSVAR
Når du søger en stilling hos os, behandler vi en række personoplysninger om dig, som vi bruger til de formål, der er beskrevet i dette dokument. Vi er dataansvarlige for de personoplysninger vi behandler om dig til disse formål.
Den juridiske enhed, der er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, er:
AlfA Travel A/S
Nygade 5
7500 Holstebro
CVR-nr. 33373821
De oplysninger, vi behandler som led i ansættelsesprocessen, er nødvendige for, at vi kan kontakte dig, og at vi kan vurdere, om du er den rette kandidat til stillingen hos os. De oplysninger, du giver os, bliver kun brugt i vores vurdering af dig som ansøger og i forbindelse med din eventuelle senere ansættelse. I ansættelsesprocessen behandler vi som udgangspunkt kun almindelige personoplysninger om dig, men det kan også ske, at vi behandler følsomme personoplysninger, oplysninger om dit CPR-nummer eller oplysninger om strafbare forhold. I dette dokument kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi behandler om dig, når du søger en stilling hos os.
Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte Allan Nielsen på telefon 70228870 eller e-mail [email protected].
2. TYPER AF OPLYSNINGER OG FORMÅLET MED BEHANDLINGEN
2.1 Når vi modtager din ansøgning
For at kunne vurdere din ansøgning, behandler vi de oplysninger, der står i ansøgningen, dit CV, og øvrige dokumenter du har sendt til os. Det vil typisk være: Kontaktoplysninger (navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse), uddannelsesmæssig baggrund, faglige kvalifikationer, karrierehistorik, sproglige og andre relevante kompetencer og eventuelle skriftlige anbefalinger og referencer.
Vi bruger som udgangspunkt artikel 6 (1)(b) GDPR og interesseafvejningsreglen i artikel 6 (1)(f) GDPR som behandlingsgrundlag, fordi det er nødvendigt for os at behandle oplysningerne, for at vi kan vurdere, om du er den rette kandidat til stillingen. Behandling af oplysninger om dit CPR-nummer, eller eventuelle følsomme oplysninger, du selv fremsender til os som led i rekrutteringsprocessen, anses for at ske med dit samtykke. Vi bruger i disse tilfælde databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2 og artikel 9 (2)(a) GDPR, jf. artikel 6 (1)(a), fordi der er tale om oplysninger, du selv uanmodet har sendt til os som led i ansættelsesprocessen. Oplysninger om strafbare forhold, du selv uanmodet sender til os som led i ansættelsesprocessen behandles på grundlag af databeskyttelseslovens § 8, stk. 3.
Vi vurderer specifikt hver enkelt ansøgers kvalifikationer ift. den opslåede stilling. Det sker ved en manuel vurdering. Når vi har læst ansøgningerne, udvælger vi de kandidater, som vi gerne vi se til en ansættelsessamtale. Indkaldelse til samtale sker via e-mail eller telefon.
Ansættelsessamtaler
Under ansættelsessamtalen har vi fokus på dine faglige og personlige kompetencer, jobbets indhold samt vores virksomhed som arbejdsplads. Vi noterer nogle af de oplysninger, der kommer frem under samtalen, til brug for den endelige evaluering af ansøgerne til stillingen. Vi bruger de relevante oplysninger i vores vurdering af, om du skal tilbydes en stilling hos os.
Vi bruger som udgangspunkt artikel 6 (1)(b) GDPR og interesseafvejningsreglen i artikel 6 (1)(f) GDPR som behandlingsgrundlag. Det er nødvendigt for os at behandle oplysningerne for at kunne vurdere, om du er den rette kandidat til stillingen. Vores behandling af de oplysninger, som du selv giver os som led i ansættelsessamtalen, anser vi for at ske med dit samtykke. Vi kan derfor også bruge artikel 6 (1)(a) GDPR, artikel 9 (2)(a) GDPR jf. artikel 6 (1)(a) GDPR eller databeskyttelseslovens § 8 stk. 3, når der er tale om personoplysninger, du selv har givet til os med henblik på at blive ansat.
Straffeattester
Til visse typer af stillinger, kan vi, når vi vurderer at det er nødvendigt, bede dig om en kopi af din straffeattest. Om vi beder om en straffeattest, afhænger blandt andet af, hvilken stilling der er tale om, herunder det ansvar og de beføjelser som stillingen indebærer. Vi laver altid en konkret vurdering af, om det er nødvendigt at indhente en straffeattest som led i en ansættelsesproces. Hvis det er relevant, beder vi dig om indhente en kopi straffeattesten til os. Når vi har set straffeattesten, sletter vi den straks. Vi opbevarer altså ikke oplysninger om dine eventuelle strafbare forhold. Da du selv indhenter og giver straffeattesten til os, anser vi det for at ske på baggrund af dit samtykke, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3. Vi bruger artikel 6 (1)(c) GDPR eller 6 (1)(f) GDPR som behandlingsgrundlag for vores efterfølgende behandling af oplysningen om, at vi har set din straffeattest. Det gør vi for at kunne dokumentere, at vi har overholdt vores retlige forpligtelser eller vores interne sikkerhedspolitikker i forbindelse med din ansættelse.
Arbejds- og opholdstilladelse
For medarbejdere med et statsborgerskab i et land uden for norden, EU/EØS og Schweiz er det en betingelse for ansættelsen, at de har en gyldig arbejds- og opholdstilladelse. For at vi kan sikre dette, kan vi bede om en kopi af dit pas i forbindelse med ansættelsen. Hvis dit statsborgerskab kræver, at du skal have en gyldig arbejds- og opholdstilladelse for at arbejde lovligt i Danmark, indhenter vi også̊ kopi af din arbejds- og opholdstilladelse fra dig. Vi indhenter den både, når du bliver ansat, og når den skal forlænges.
Vores behandling af oplysninger i forbindelse med vores kontrol af din arbejds- og opholdstilladelse sker på baggrund af databeskyttelseslovens § 12, stk. 1, jf. udlændingelovens § 59, stk. 5, fordi vi efter udlændingeloven er pålagt at sikre, at du har en gyldig arbejds- og opholdstilladelse.
2.2 Helbredsoplysninger
I helt særlige tilfælde kan vi anmode dig om oplysninger om dit helbred. Det kan være relevant i de situationer, hvor en sygdom vil have væsentlig betydning for din evne til at varetage stillingen.
Hvis det konkret vurderes nødvendigt med helbredsoplysninger, vil vi angive, hvilke sygdomme eller symptomer på sygdomme, vi ønsker oplysninger om. Vi respekterer naturligvis de rammer og begrænsninger, som helbredsoplysningsloven sætter i den forbindelse. I disse tilfælde vil vi bede om dit samtykke, inden oplysningerne indhentes.
Vi bruger artikel 9 (2)(a) GDPR, jf. 6 (1)(f) GDPR som behandlingsgrundlag. Det vil i disse særlige tilfælde være nødvendigt for os at behandle oplysningerne for at kunne vurdere, om du er den rette ansøger til stillingen.
2.3 Referencer
Det kan i visse tilfælde være nødvendigt at indhente referencer fra din nuværende eller dine tidligere arbejdsgivere. Det gør vi for at kontrollere, at de oplysninger, du har givet os i ansættelsesforløbet, er korrekte. Hvis vi indhenter referencer fra en eller flere referencer, noterer vi, at vi har talt med en reference. De oplysninger, vi modtager fra dine referencer, vil blive tillagt betydning ved vores vurdering af hvilken ansøger, der bedst kvalificeret til stillingen.
Hvis vi gerne vil indhente referencer, vil vi orientere dig særligt om det, og sikre os at du er indforstået med, at vi indhenter referencer hos de pågældende nuværende og tidligere arbejdsgivere. Oplysningerne, vi modtager fra referencer, behandler vi på grundlag af artikel 6 (1)(f) GDPR.
3. OPBEVARING OG SLETNING
3.1 Ansøgere der får afslag
Hvis du får afslag på din ansøgning, sletter vi de oplysninger, vi har registreret om dig. Det gør vi inden for 6 måneder efter ansøgningsprocessens ophør. Oplysningerne kan dog efter en konkret vurdering opbevares i en længere periode, når det vurderes nødvendig. Det kan f.eks. ske i forbindelse med håndtering af eventuelle ligebehandlingssager. Formålet med opbevaringen er at kunne dokumentere ansættelsesprocessen og grundlaget for afslaget.
3.2 Opbevaring med henblik på senere ansættelse (CV-database)
I nogle situationer kan vi ønske at gemme din ansøgning med henblik på ansættelse på et senere tidspunkt, selvom du har fået afslag på den stilling, du har søgt. Hvis vi gerne vil gemme din ansøgning, beder vi dig om dit samtykke til det. Vi bruger artikel 6 (1)(a) GDPR og artikel 9 (2)(a) GDPR jf. artikel 6 (1)(a) GDPR som behandlingsgrundlag.
3.3 Ansøgere der bliver ansat hos os
Hvis du bliver ansat hos os, opbevarer vi oplysningerne fra ansættelsesprocessen som en del af din personalemappe under hele din ansættelsesperiode. Det gør vi for at kunne dokumentere historikken for dit ansættelsesforhold. Du modtager særskilt information om dette fra os i forbindelse med din ansættelse.
4. FRIVILLIGHED
Når vi indsamler personoplysninger direkte hos dig, giver du os oplysningerne frivilligt.
Afhængig af de konkrete omstændigheder kan det blive tillagt betydning ved vores vurdering af hvilken ansøger, der er bedst kvalificeret til stillingen, hvis du ikke som led i ansættelsesprocessen ønsker at afgive bestemte typer af oplysninger til os.
5. OVERFØRSEL TIL LANDE UDEN FOR EU/EØS
Vi overfører ikke dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS.
6. MODTAGERE AF DINE PERSONOPLYSNINGER
Vi videregiver ikke dine personoplysninger til andre. Oplysningerne overlades til vores data behandlere, for eksempel i forbindelse med leverancen af vores IT-systemer.
7. DINE RETTIGHEDER
Du har til enhver tid mulighed for at gøre brug af dine rettigheder efter databeskyttelseslovgivningen.
7.1 Ret til indsigt
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, samt modtage en række yderligere oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger.
7.2 Ret til berigtigelse
Du har ret til at få forkerte oplysninger om dig selv rettet og til at få suppleret ufuldstændige oplysninger om dig selv. Det kan blandt andet ske ved, at du selv kommer med yderligere oplysninger.
7.3 Ret til sletning
I visse tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig selv. Det har du blandt andet, når oplysningerne ikke længere er nødvendige for at opfylde de formål, de er indsamlet eller behandlet til, eller hvis behandlingen af oplysningerne ikke er lovlig.
7.4 Ret til begrænsning af behandling
I visse tilfælde har du ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, betyder det, at vi fremover kun må behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
7.5 Ret til indsigelse
Du har til enhver tid ret til – af grunde der vedrører din særlige situation – at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
7.6 Ret til dataportabilitet
I visse tilfælde har du ret til at modtage de personoplysninger, som du har givet til os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt til at få overført disse personoplysninger fra os til en anden dataansvarlig uden hindring.
7.7 Ret til at trække et samtykke tilbage
Du har til enhver tid ret til at trække et samtykke til behandling af dine personoplysninger tilbage. Du skal dog være opmærksom på, at dette først har virkning fra tidspunktet for tilbagetrækningen. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger frem til det tidspunkt, hvor du trækker samtykket tilbage.
Du kan læse mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside.
Hvis du ønsker at gøre brug af én eller flere af dine rettigheder, kan du kontakte Allan Nielsen på telefon 70228870 eller e-mail [email protected].
8 KLAGE TIL DATATILSYNET
Klage over vores behandling af dine personoplysninger kan ske til:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
E-mail: [email protected]
