Det kan virke som en lidt uoverskuelig opgave at skulle planlægge en studietur. Vi har opstillet 8 steps i planlægningen, som du kan søge inspiration i for at få den bedste og mest effektive proces. Du kan også vælge den lette vej og kontakte os – vi overtager så meget af planlægningen, som du har lyst til eller brug for at afgive. Vi håndterer planlægningen af studieture for mere end 1000 grupper hvert år, så du kan trygt overlade tøjlerne til os.

Her får du de 8 steps:

1. Definér rammerne for grupperejsen

Som noget af det første er det vigtigt at få defineret, hvilke rammer studieturen skal afvikles indenfor. Der skal tages stilling til de økonomiske rammer, de faglige og de tidsmæssige. Hvornår skal rejsen foregå? Hvor mange forventes at deltage? Hvor længe skal I være afsted? Har rejsen faglige mål – hvilke? Hvad er budgettet pr. person og hvad skal det inkludere? Overvej om I evt. kan rejse i en alternativ periode? Der kan være penge at spare ved at rejse i lavsæsonen.

2. Overvej rejsemål

Når de overordnede rammer er på plads, er det tid til at overveje hvilke rejsemål der kunne være relevante for jeres gruppe. Få et overblik over, hvor langt budgettet rækker, ved at undersøge studierejsebureauernes vejledende priser. Brug eksempelvis vores rejsesøger til at afgrænse dine ønsker.

Husk, at priserne på studierejser er vejledende og vil afhænge af jeres rejseperiode og den generelle efterspørgsel på rejsemålet. Hvis I skal rejse med fly, får man typisk de laveste priser, hvis man booker i meget god tid. Priserne er naturligvis også afhængig af jeres ønsker vedrørende indkvarteringsstandarden. Hvis I har problemer med at finde et rejsemål, som kan opfylde jeres faglige formål, er det en rigtig god idé at kontakte en af vores rejserådgivere – de er i stand til at rådgive jer om mulighederne.

3. Bestil og vurder tilbud

Den endelige pris for en studietur afhænger som du nu ved af en lang række faktorer. Derfor er det en god idé at indhente konkrete tilbud på jeres rejsemål og rejseperiode. Jo flere informationer I kan oplyse, jo mere konkret kan tilbuddet blive. Husk at definere hvis I har specielle ønsker til indkvartering eller transport. Husk også at angive, hvis du ønsker priser på specielle arrangementer undervejs på rejsen.

Sammenlign og vurder de indhentede tilbud. Husk, at det ikke altid er prisen alene du skal vurdere tilbuddet udfra. Det er også vigtigt at tage rejsebureauets rejsebestemmelser i betragtning. Der er fx ofte stor forskel på størrelsen af depositum, der skal betales, samt betingelserne for afbestilling af deltagere. Skal I benytte transfer eller program er det også værd at undersøge priser herfor. Vær opmærksom på, at der kan være stor forskel på den rådgivning og service, de forskellige rejsebureauer tilbyder – både før, under og efter rejsen. Ved at vælge et rejsebureau med erfarne rejserådgivere kan du ofte skyde store genveje ved deres gode råd og tips.

4. Bekræft den ønskede rejse

Når I har fundet frem til en rejse der opfylder jeres forskellige ønsker, så kontakt rejsebureauet for at bekræfte den ønskede rejse. I nogle tilfælde kan rejsen bekræftes med det samme, fordi rejsebureauet har pladserne på hånden. I andre tilfælde skal pladserne først genbekræftes ved underleverandørerne, inden den endelige bekræftelse af arrangementet kan gives.

5. Betaling af depositum

De fleste rejsebureauer kræver, at man ca. 10-14 dage efter bekræftelsen af arrangementet indbetaler et depositum for at fastholde reservationen. Som tidligere nævnt varierer størrelsen af depositummet meget fra rejsebureau til rejsebureau. Det er vigtigt at fristen for indbetaling af depositum overholdes, da rejsebureauet ellers er berettiget til at annullere rejsen. Hvis du har svært ved at overholde den angivne frist, så kontakt dit rejsebureau – der kan ofte være fleksibilitet at hente. Samtidig med indbetalingen af depositum indsendes et overblik over rejsens deltagere i form af en navneliste. Hvis nogle af rejsedeltagerne ønsker at tegne afbestillingsforsikring, skal præmien for dette indbetales sammen med depositum. Denne forsikring skal I altså tage stilling til tidligt i processen.

6. Planlæg rejseprogram

Når selve studieturens grundelementer, med transport og indkvartering, er på plads, kan I begynde at planlægge det specifikke rejseprogram. Dette er ofte den sjove del, og også her der er stor forskel på rejsebureauers kompetencer. Hos flere studierejsearrangører har rejsekonsulenterne stor viden om de enkelte rejsemål, og det er derfor oplagt at bruge rejsekonsulenten som sparringspartner i denne del af processen. Hos AlfA Travel tilbyder vi på de fleste rejsemål et omfattende katalog af faglige og sociale programmer, som kan tilkøbes, ligesom vores rejserådgivere har et væld af gode idéer og tips. Information om program på jeres valgte rejsemål er også tilgængelig i jeres AlfA-Gate (personlig online rejsemappe), når I har bestilt en rejse hos os.

Det er hos de fleste bureauer valgfrit, om du ønsker at benytte rejseselskabets service i forhold til program. Måske har du selv kontakter? Derudover kan internettet også være en væsentlig kilde til information i denne fase.

7. Rejseforsikring

Husk at bede alle rejsedeltagere om at tage stilling til, om de forsikringsmæssigt er dækket ind under rejsen. Hvis du rejser med rejsedeltagere der er under 30 år, er der mulighed for at tegne en meget billig rejseforsikring i form af en skole- og ungdomsrejseforsikring. Præmien for denne forsikring er helt ned til kr. 65,- pr. person, hvis I rejser i 4 dage/3 nætter (i EU/EØS). Vær også opmærksom på, at hjemtransport ikke længere er dækket ind via den offentlige sygeforsikring.

8. Klar til afgang

Ved processens sidste step er I ved at være klar til afgang. Har du booket rejsen hos et rejsebureau, så sørger de for at sende dig alle de relevante papirer. Det er vigtigt at du straks ved modtagelsen tjekker, at alt er som det skal være og som det er aftalt. Det kan være vanskeligt at rette eventuelle fejl/misforståelser, når først rejsen er påbegyndt. Rejser I med fly er det desuden vigtigt at du tjekker flybilletterne igen, for at sikre at alle navne er opgivet korrekt (som de står i deltagernes pas).

Under rejsen tilbyder velrenommerede rejsebureauer 24 timers vagttelefon, som kan bruges i tilfælde af mangler ved rejsen eller hvis man ønsker et godt råd. Hos AlfA Travel tilbyder vi naturligvis 24 timers vagttelefon, ligesom du under hele rejsen har alle nødvendige dokumenter tilgængelige i jeres AlfA-Gate, såfremt de skulle blive væk i fysisk form.